【Notion教程】使用Notion编写团队文档

Notion 将动态数据库和富文本编辑器结合在一起，是理想的文档资料库。它能存放产品规格、公司政策、任务进程、项目总览、季度计划等文档，可以让你的安排一目了然。

一起为你的文档创建一个丰富的资料库吧！

在本指导中，你将会看到：

1. 创建新数据库

将新页面添加到你的工作区，并从灰度菜单中选择Table（表格选项）。
命名数据库。如果需要，可添加 icon（图标）和 description（说明）。

2. 设置属性

添加一些帮助了解文档的属性。你需要考虑如何给文档进行排序和筛选。该例中包含以下属性：

Created（创建）（Created Time（创建时间））：文档的创建时间是？
Created By（创建人）（Created By（创建人））：谁创建了这个文档？
Last Edited By（最后编辑人）（Last Edited By（最后编辑人））：最近的更新是谁做的？
Last Edited Time（最后编辑时间）（Last Edited Time（最后编辑时间））：该文档上次更新是什么时候？
Stakeholders（相关人员）（Person（人员））：谁需要查阅文档？
Status（状态）（Select（选择））：文档在项目过程中哪一步？例如：是否需要采取措施？
Type（类型）（Select（选择））：你如何分类文档？

添加、编辑属性

点击表格顶部的 Properties（属性）。
点击现有属性的名称以对其进行编辑，或者点击+ Add a property（新增属性）创建新属性。
命名属性。
在 Property Type（属性类型）下，选择想要的信息类型。
对每个属性重复此操作。

按计划定义属性值

Select（选择）这个属性，比如在本例中的 Status（状态）*和 **Type（类型）**，你可以在创建模板和添加文档时，创建下拉选项。只需输入内容，然后点 enter（进入）。如果需要，请选择与每个选项内容相匹配的颜色，如绿色表示*已完成。

对于 Person（人员）属性，你可以在工作区的成员之间进行选择。每当你在文档中提到他们，他们都会收到通知。
Created Time（创建时间）、Created By（创建人）、Last Edited By（最后编辑人）和 Last Edited Time（最后编辑时间）都是自动生成的。

3. 创建数据库模板

你的文档可能分为几种类型（如规格、流程等），每个文档都有共同的格式和功能。你可以给每种文档创建模板，而不是从头开始创建每个文档，并自动设置属性、标题等，让你能快速地开始。

在数据库的右上角，点击蓝色按钮 New（新建）中向下的箭头。选择+ New Template（新建模板），然后输入模板标题，比如 Project Overview（项目总览）。
输入恰当的属性值，将应用到模板中所有文档。在下面的示例中，所有使用 Project Overview（项目总览）模板的文档都是提前把 Project Overview（项目总览）填充到 Type（类型）属性中。
在模板主页面中，你每次创建这类文档，只需添加你想要呈现的内容。这类文档里可能包括文档大纲的标题，也许是目录表。
点击← Back（后退）以保存并返回数据库。

4. 添加文档

从模板中创建文档

在数据库的右上角，点击蓝色按钮 New（新建）中向下的箭头，然后选择模板。
新文档将呈现各类属性和模板内容。

从头开始创建文档

点击表格右上角的 New（新建）按钮，以 Preview Mode（预览模式）打开空白页。
在预览模式下编辑文档，还可以点击左上角的 Open as Page（打开为页面）或者使用快捷键cmd/ctrl + enter展开文档。

5. 自定义视图

Notion 能以多种方式查看相同的数据——当然，这是最有用的功能。你可以选择以列表、看板、日历等形式查看文档，还可以根据需求对文档进行筛选或排序。

按属性筛选的列表视图，简单明了，让你的团队能快速轻松地浏览文档并查找相关资料。

创建列表视图

Notion 的列表可以呈现清晰直观的数据，方便查看。你可以选择显示属性，比如文档的创建者，创建时间，标签等。

点击表格顶部的+ Add a View（添加视图）。
输入列表名称，表明你是如何进行筛选。在该示例中，我们添加 Architecture Overviews（架构总览）视图筛选出 Type （类型）属性，因此列表名称为“Architecture Overviews（架构总览）”。
选择 List（列表），并点击 Create（创建）。

添加筛选

在列表顶部，点击 Filter（筛选），然后+ Add a Filter（添加筛选）。
选择要筛选的属性，以及要显示和隐藏的文档。在Architecture Overviews（架构总览）视图中，我们筛选 Type（类型） Is（是） Architecture Overview（架构总览）的文档。

显示及整理属性

在列表顶部，点击 Properties（属性），然后切换要显示视图的属性。
拖放属性以对其重新排序。

6. 分享文档

如果想让工作区所有成员均可访问文档，请点击页面右上方的 Share（共享），然后打开 Workspace Access（工作区访问）。

如果你想限制某个团队成员的访问权限，请点击页面右上角的 Share（共享），然后点击 Invite a Person（邀请人员）。需要添加成员的电子邮件地址，才能成为协作者，然后分别选择他们的访问级别（即只读，仅注释）。

注意: 如果被邀请者没有现成的 Notion 账户，那么他/她将收到一封创建账号链接的电子邮件。