【Notion教程】Notion设置共享与权限

我们在设计 Notion 的时候考虑到了协作，所以有多种方式与他人共享您的内容。权限等级可以确保将内容准确分享给指定人群。

共享方式共享菜单团队共享独立成员共享分组共享外部成员共享网页版共享关闭共享

权限等级如何编辑权限所有权限编辑权限评论权限只读权限禁止访问 workspace（工作区）访问共享设置查看页面共享成员常见问题解答相关指南中文

共享方式

无论成员是否加入了workspace(工作区），您都可以通过多种方式将notion中的页面和数据分享给他们。下面是关于所有的分享方式的概览。

注意：在我们进入之前，请注意当你共享页面时，此页面下的所有子页面也会同时共享给他人！

共享菜单

首先，下图是一个Share 菜单的快速浏览，此按钮位于页面的右上方。在移动端，点击分享图标可以获得同样选项，此图标位于 ••• 和时钟图标中间。

菜单内的每一行代表着不同成员和小组，您可以选择和他们分享此页面。菜单中包括了：
- Public Access （公共访问）表示所有人都可以访问这个页面。
- Workspace Access （工作区访问）表示工作区内的所有用户可以访问此页面。
- Community （社区）是一个可以访问这个页面的示例组.
- Georgia O'Keeffe作为此页面的访客示例，她是来自工作区以外的用户。
切换按钮可以控制每位成员和小组的访问权限，按钮移动至右侧时表示访问权限已开启。
切换按钮左侧的下拉菜单，可以设置他们的权限等级
Copy Page Link (复制页面链接）可以将页面的URL复制共享给任何人。只有拥有权限的用户才能看到此选项。
Invite a Person (邀请访客）无论是否为您工作区内的成员，都可以通过邮箱地址邀请到指定页面中。
- 外部成员将添加成为访客
- 无论是访客还是工作区成员，你都可以在邀请窗口中，通过下拉菜单选择其访问权限。

团队共享

在notion中，可以将用户添加为工作区内的成员，进行协作交流。他们可以是你工作中的伙伴，朋友或者是任何一位需要与您同时使用notion页面的用户。下面是几种分享页面的方式：

侧栏中Workspace （工作区）内的所有一个页面，将会共享全部团队成员。
在侧栏中，无论页面时位于 Shared（分享）下还是 Private （私人）下，你都可以将其拖拽到Workspace （工作区）并进行分享。
在 Share （分享）菜单中，你可以打开Workspace Access （工作区访问），分享给工作区内所有成员。并通过下拉菜单设置不同的访问权限。

独立成员共享

有时您需要将页面分享给工作区内的几位成员——比如将会议文档分享给您的经理，或是将注意事项分享给小范围内的项目组成员。

在私人页面内，点击右上角的Share（分享）按钮，分享给指定的成员。
点击Invite a Person （邀请访客），输入访客的电子邮箱地址，从下拉菜单中选择访客的访问权限。
如果此页面只是分享给个别成员而不是整个工作区，将会显示在侧栏中的Shared（分享）栏内，将其拖入Workspace （工作区）内可以在整个团队内进行共享。

分组共享

想要更轻松的与常用小组分享（例如公司团队中的工程组或者是社区组），你可以构建自己的分组并增加其访问权限。点击此处获取更多关于分组共享及权限的信息。

以下是分组共享概览：

在Settings & Members（设置&成员）界面中，点击上方的Groups（小组）按钮，你将看到一个关于所有成员及访客的列表。
点击 Create a Group（创建小组），命名并添加小组成员。
点击右上角的Share （分享），可以将页面分享给指定的小组，你将会看到小组名称（在示例中为community）。开启小组访问并通过下拉菜单设置访问权限。

小贴士: Workspace Access（工作区权限）中最低权限为Can Read只读权限，必须确保此权限已开启才能设置更高级别的权限。

外部成员共享

你可以邀请workspace（工作区）以外的成员作为访客访问页面。比如将页面分享给外部供应商，或者是作为供应商的您，想要将页面分享给你的客户。这都可以通过此功能实现。

点击此处获取更多关于访客指南的信息

访客共享概览：

点击页面右上角的Share (分享)。
点击 Invite a Person (邀请访客)，输入访客的电子邮箱地址, 从下拉菜单中选择访问权限级别。
他们将会收到一封邮件提醒，点击邮件中的链接即可前往所分享的页面。
如果想要查询所有工作区内的访客和他们的访问权限，可以前往Settings & Members（设置&成员），点击Members（成员）。

在同一界面，你可以将访客从你的工作区移除，更改他们的访问权限，或者是将他们设置成你的正式成员。

点击此处获取更多信息

网页版共享

想要将notion的页面通过网页分享给其他用户，或者分享给没有notion账户的用户，您可以开启Public Access（公共权限）. 任何人可以点击链接访问此网页。

设置公共页面概览：

进入需要分享的页面中，点击页面右上角的Share (分享)
打开 Public Access（公共权限）.
点击Copy Link （复制链接），将连接复制给你需要分享的用户。
默认权限为Can Read（只读权限），如果需要用户在notion中进行评论，可以选择Can Comment（评论权限）
你将会看到一些其他选项：
- Allow Search Engines（允许搜索）：开启此选项，此页面将会出现在谷歌及其他搜索引擎中，此选项默认为关闭状态。
- Allow Duplicate as Template（允许复制为模板）：关闭此选项，其他notion的用户将无法复制此页面至他们自己的工作区内，进行编辑修改。此选项默认为开启状态。
只有收到此页面的URL的用户才能进入。

关闭共享

如果您拥有此页面的最高权限，您可以随时关闭共享。

最快速的方式就是将页面从侧栏中的Workspace工作区或者 Shared分享区移至Private私人区。但此操作将会取消所有成员的权限。
点击页面右上角的Share（分享），可以选择关闭工作区，分组或者公共开房的开关。您也可以在任何选项的下拉菜单中选择Disable（不可见）。
关闭访客的访问权限，需点击Share（分享），找到相应的访客，在下拉菜单中选择Remove （移除）。或者前往Settings & Members（设置&成员），滑动鼠标找到访客的名字，在右侧的下拉菜单中选择Remove （移除）。

权限等级

这使得notion的共享概念更加细致化。您可以针对每一位成员及小组设置相应的权限。比如：

一部分成员可以修改页面，而其他成员只是浏览页面。
一些特定的页面分享给特定的小组
针对部分文章，收集一些评论

下面是所有的权限级别，含义，以及设置方法。

小贴士: 再次提醒，当您在共享页面时，此页面下的所有子页面也会同时共享给他人！

如何编辑权限

当你在邀请成员或者点击Share（分享）时，你都可以看到在成员或小组的右边有一个下拉菜单。你可以在下拉菜单中选择他们的权限：Full Access（所有权限）, Can Edit （编辑权限）(仅针对付费用户), Can Comment（评论权限）, 和 Can Read（只读权限）.

下图是在Invite （邀请）菜单中，当你点击Invite a Person（邀请用户）会出现的页面。（输入他们的邮箱地址，选择权限，然后点击Invite邀请）

在 Share （分享）菜单中，成员或小组右侧的下拉菜单的示意图。

所有权限

如果拥有页面的所有权限，用户可以任意编辑内容，并将页面再次分享给其他用户，他可以享受本导览中的所有权限。

编辑权限

此权限仅针对付费用户，如果开启此权限，成员或小组可以任意编辑页面，但是无法将页面分享给其他用户。

评论权限

开启评论权限，成员或小组可以针对页面内的内容进行评价，但无法编辑内容，也无法将此页面分享给其他用户。

只读权限

用户拥有Can Read 只读权限，可以浏览页面，但无法评论或编辑。同时也无法将此页面分享给其他用户。

禁止访问

如果需要取消成员或小组的权限（包括子页面），可以在Share分享菜单中，找到成员或小组的名字，在右侧的下拉菜单中选择Disable （不可见）。他们将无法浏览此页面，并且在侧栏中无法显示此页面。

在Share（分享）菜单中，找到相应的访客，在下拉菜单中选择Remove （移除），即可移除访客。

工作区权限

Workspace Access（工作区权限）的开关位于Share （分享）菜单内。打开此开关即可设置工作区内的所有成员的访问权限。它只能通过授予个人、访客以及团队更高级别的访问权限来实现。

如果工作区的页面只需要部分用户访问，您需要在此页面中关闭Workspace Access（工作区权限），或者是将页面设置为私人页面，再邀请用户访问此页面。

小贴士: 如果用户没有访问此页面的权限，他们的工作区以及侧栏内将不会显示此页面，但此页面可能会出现在您的侧栏内，

分享设置

作为工作区的管理人员，可以打开安全设置，防止内容被共享。

点击侧栏左上角的 Settings & Members（设置&成员）
点击窗口左侧的Settings（设置）
滑动页面至Security & SAML（安全&SAML），您将看到四个选项开关。
- 禁止成员共享页面：打开此选项，工作区内的所有人将无法使用Public Access（公共访问）权限。所有内容将无法出现在网络上。
- 禁止访客：打开此选项，成员无法将此网页分享给团队以外的用户。
- 禁止移动页面：打开此选项，成员将无法在不同的工作区内移动页面。
- 禁止导出：打开此选项，成员将无法导出并下载您工作区内的页面。

小贴士: 如果不是您工作区的管理人员，将无法看到这些选项。在移动端也是无法设置。

## 查看页面共享成员

共享页面成员的头像和资料将会显示在页面的顶部。

如果用户此刻没有访问页面，他的头像将会淡出。
如果用户正在访问页面，他的头像不会有任何变化。
将鼠标靠近头像，将显示用户的姓名，电子邮箱和最近一次访问的时间。
如果有多人同时进入同一页面，他们的头像将会移动至其查看或编辑的区块旁边。
在任意一个页面中，点击右上方的•••，在菜单底部将显示最近一次修改页面的用户和时间。

## 常见问题解答

我尝试将用户添加到我的工作区内，但他们自动变成了成员，我该如何防止这样的问题发生？
您可能开启了Allowed Email Domains（允许电子邮箱），当此功能开启时，电子邮箱所对应的用户会默认已成员的身份加入工作区。您可以在Settings （设置）页面，或者是侧栏内的Settings & Members（设置&成员）内关闭此选项。
我在所有菜单中都没有找打 Export（导出）按钮。
您可能开启了Disable Export（禁止导出）设置，此选项位于左边侧栏Settings & Members（设置&成员）中的Settings （设置）选项内。需要确保您是工作区的管理员，并在电脑上更改此选项。