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如果我们想将数据库中的条目按照流程阶段或者属性分组展示,那么看板视图就非常适合。推荐使用看板来做项目管理和数据可视化。

创建看板

有多种方法可以在工作区中创建看板:

新页面看板

  • 在工作区中创建一个新页面。
  • 点击页面灰色菜单中的 Board(看板) 选项。

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  • 若你想要在另一页面中创建一个 Full-page board(新页面看板)

    • 在新的一行输入 /board full 后按 enter
    • 现在,当你回到原始页面,你会发现刚创建的看板已经嵌入其中了

In-line board(内嵌看板)

你可以在包含多种内容 blocks(块)(如文本)的 page(页面)中添加 board(看板)。

  • 在新的一行输入 /board 后按 enter
  • 在相应区域输入标题。

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注意:你可以通过点击右上角的 按钮将内嵌看板打开为新页面。将鼠标悬停在看板上,可以看到选项菜单。点击 ••• 来查看 Properties(属性)、Filter(筛选)以及 Sort(排序)选项。

数据库中的看板视图

你可以在已有的数据库中添加一个看板视图,从而以看板的形式查看数据。

  • 点击 + Add a View(+ 添加视图)或点击数据库左上角的当前视图名称
  • 在下拉菜单中选择 Board(看板) 并在输入框中命名
  • 点击 Create(创建)后全新的看板视图就会弹出
  • 你仍可使用这个下拉菜单切换回其他视图。

将卡片打开为页面

在 Notion 中,看板中的每一张卡片均可打开为一个 page(页面)为其添加更多内容。

  • 点击任意一个卡片就可以将之打开为一个页面
  • 你将会在页面的最上方看到所有的属性。

    • 点击属性名可以进行编辑或改变类型。
    • 点击属性对应的空白处可以编辑内容。
    • 将鼠标悬停在属性上通过点击**⋮⋮** 上下拖拽卡片进行重新排列。
  • 点击+ Add a Property(+ 添加属性)可以在看板中添加新的属性。
  • 你可以在属性下方的评论区发表一些评论
  • 页面的正文区域就像任何其他的 Notion 页面一样可以编辑,你可以添加任何内容块,包括内嵌数据库。

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添加新卡片

在看板中添加新卡片有多种方法:

  • 点击任意一列右上角的 + 图标,将卡片添加到顶端。
  • 点击任意一列底部的 + New,将卡片添加到底部。
  • 点击看板右上角蓝色的 New 按钮。这个操作会在收件箱中新建一个卡片,并立即作为页面打开。

注意每个看板都有一个收件箱,其中放置了一些属性值为空的卡片(仅指作为分组依据的属性)。你可以点击右侧的 ••• 图标并选择 Hide 来隐藏这一列。

卡片选项

在将鼠标悬停在卡片上,点击右上角的•••按钮(或者直接在卡片上单击右键)就可以打开选项菜单:

  • Delete(删除):删除卡片。
  • Duplicate(复制):在卡片下方创建副本。
  • Copy Link(复制连接):将某个卡片的锚链接复制到剪切板。
  • Rename(重命名):直接在看板中对卡片重命名。
  • Move to(移动至):将卡片作为子页面移动至其他工作区或页面中。
  • Edit Property(编辑属性):打开当前看板包含所有属性的菜单,点击一个你想要修改的属性,然后为它选择一个新的值。

<aside> 小技巧:你可以同时对多个卡片进行同样的操作,只要选择所有你想要修改的卡片然后点击右键即可。这在批量编辑属性的时候十分有用。

</aside>

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自定义看板

你可以将看板修改成任意适合你工作的样子。你可以更改属性、列的布局以及卡片的外观。

编辑属性

看板由你创建的一系列属性定义而成。你可以添加任意数量的属性来记录你所需的所有信息,然后借助属性来将对应的卡片分门别类。编辑看板属性的方法如下:

  • 在看板的最右侧,通过点击 + Add a Group 在看板中添加新的一列(这就给用于分类的属性增加了一个新的值)。
  • 点击看板顶部的Properties(属性),然后点击 + Add a property(+ 添加属性)
  • 给属性命名后,在Property Type(属性类型) 菜单中选择一个属性类型。

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  • 如果你想删除或者复制一个属性,只需点击 Properties(属性) 菜单,这些选项就会弹出来。

列和卡片的重新排序

通过拖放的方式将看板重新排序。

  • 点击列并按住标题,进行左右拖动,即可对列重新排序。
  • 点击卡片并按住进行拖拽,可以将卡片上下移动或跨列移动。

改变分组

你可以根据任意属性来将卡片分组,使看板以不同的方式进行展现。

  • 点击看板上方的 Group by 并选择你想操作的属性。可以分组的属性类型有:单选,多选和成员
  • 看板的列会根据该属性的值重新分类排布。
  • 例如,假设你有一个任务看板,根据完成状态来分组,那么你可以根据相关责任人重新分组,这样就能看到每个人都负责什么任务了。就像这样:

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改变卡片大小

你可以根据自己的意愿,选择大号、中号或者小号的卡片。这一操作将应用于全部卡片。

  • 点击看板右上角的 Properties(属性)
  • 点击 Card Size(卡片尺寸) 下拉菜单来选择尺寸。

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在卡片上展示图片

通过在卡片上添加图片或者内容预览可以装饰看板。

  • 点击看板右上角的 Properties(属性)
  • 点击 Card Preview(卡片预览) 旁边的下拉菜单,从下列选项中选一个点击:

    • Page Cover(页面封面):在卡片上显示页面封面图。
    • Page Content(页面内容):在卡片上显示页面内容的预览。如果页面中有图片,卡片上会显示第一张图片。
    • Files(文件):如果数据库中有一个 Files & Media(文件与媒体) 属性,你就可以选择在卡片上展示该属性的任意图像文件。

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  • 一旦看板上显示了图片,你就有两种裁切方式可选了。

    • Properties(属性) 中打开 Fit Image(图片适配) 选项,这样卡片框将会自适应地展示图片的全貌。
    • 关闭 Fit Image(图片适配),图片就会填满整个卡片。
    • 鼠标悬停在图片上,点击 Reposition(重置) ,就可以拖动图片选择你想展示的图片区域。

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在卡片上显示属性

你可以将任意属性显示在看板的卡片上。

  • 点击 Properties(属性) 并点击属性旁边的开关来控制属性的显示与隐藏。
  • 通过在列表中上下拖拽 **⋮⋮** 图标,可以将卡片上的属性重新排序。

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隐藏列

  • 在你想隐藏的列上,点击标题右侧的 ••• 图标。
  • 点击 Hide(隐藏)
  • 滚动至看板的最右端,就可以看到被隐藏的列。 你会看到一个 Hidden Columns(隐藏列) 列表。
  • 在被隐藏的列上点击,然后点击 ••• 图标选择 Show
  • 你还可以点击被隐藏的列来搜索其内容,或者点击 + 图标在其中添加一个卡片。

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筛选看板

可以根据你的需求,展示仅符合特定条件的卡片。

  • 点击看板右上角的 Filter(筛选) 按钮。
  • 从下拉菜单中选择你想要筛选的属性。
  • 选择你想要使用的筛选条件,比如 Contains(包含)Does not Contain(不包含) 等等。
  • 定义属性值,比如某个特定的标签或相关人。
  • 你可以按需添加任意数量的筛选条件。
  • 回到 Filter(筛选) ,点击你不想要的筛选条件旁边的 X,可以将其移除。

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小贴士:对你的看板创建一个新试图并且使用筛选。这样你就可以在包含你完整数据的视图与筛选过数据的看板之间进行随时切换。

给看板排序

通过使属性按 Ascending(升序)Descending(降序) 排列,每一列中的卡片会自动重新排序。

  • 点击看板右上角的 Sort(排序)
  • 选择用来作为排序依据的属性,并选择是 Ascending(升序) 或是Descending(降序) 。看板将会实时改变排序。
  • 看板可以添加多个排序规则,他们将按照在 Sort(排序) 菜单中的顺序生效。(你可以点击 **⋮⋮** 来上下拖动排序规则以更改顺序)
  • 点击 Sort(排序) 菜单中的 X 标志可以删除排序规则。

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在看板中搜索

你可以在看板中搜索特定的内容

  • 点击右上角的 Search(搜索) ,然后输入你想搜索的属性值或者卡片标题。
  • 看板将会实时显示那些符合搜索内容的卡片。

链接到看板

你可以复制看板某个特定视图的锚链接,然后分享给其他人。

  • 点击看板右上角的 ••• 图标。
  • 点击 Copy Link to View(复制视图链接) ,然后URL就会被复制到你的剪切板,你就可以分享该看板了。

列中数据的计算

在紧挨着每列的标题的右侧,你可以看到一个灰色的数字。其默认值是每列中卡片的个数,但你可以将其更改,用来传达其他信息。点击灰色数字,你会看到包含下列选项的菜单:

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  • Count All:计算该列中卡片总数。
  • Count Values:计算该列特定属性值的个数。
  • Count Unique Values:计算一个特定属性的使用次数(不包括重复项)。例如:计算已分配任务的总人数。
  • Count Empty:计算选定属性的值为空值的卡片的个数。例如:计算未进行分配的任务的总个数。
  • Count Not Empty:计算选定属性的值为指定值的卡片的个数。例如:计算已进行分配的任务的总个数。
  • Percent Empty:计算选定属性的值为空值的卡片的百分比。例如:假设任务卡片以优先级分类,你想查看每个优先级分类中尚未完成的任务的占比。你可以创建一列复选框,完成时进行勾选。选择 Percent Empty 可以计算未勾选的复选框的百分比。
  • Percent Not Empty:计算选定属性的值不为空值的行的百分比。例如:正如上一个例子, Percent Not Empty 只会计算已完成任务的百分比。
  • Earliest Date: 若在你的表格中有与时间相关的属性如 Last Edited(最后编辑时间) or Created Time(创建时间) ,你可以选择显示最早编辑的卡片的最后编辑时间和创建时间。如:4个月前。这有助于你对任务存留的时间有个快速的把握。
  • Latest Date: 显示最新编辑的卡片的最后编辑时间和创建时间。如:刚刚。这有助于了解表格的最新信息。
  • Date Range: 显示最早编辑的卡片与最新编辑的卡片的最后编辑时间或创建时间的时间差。如:2周。
  • 若在你的看板中有 Number(数字) 属性,你可以解锁以下计算类型:

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  • Sum:计算选定属性的数字总和。
  • Average:计算选定属性的平均值。
  • Median:计算选定属性的中位数。
  • Min:计算选定属性的最小值。
  • Max:计算选定属性的最大值。
  • Range:计算选定属性的极值之间的差
  • :上面的看板展示了正在计划的活动,按团队所有者分类。每个卡片都有一个数字属性,代表活动参与者的个数。你可以计算每个团队成员负责的活动的参与者总数。

常见问题

  • 如何将新页面数据库转换成内嵌数据库?

你可以将新页面数据库直接拖到侧边栏中的其他页面,它就会成为一个子页面。

然后点击子页面标题右侧的 ••• 按钮,然后在下拉菜单中选择Turn into Inline(转换为内嵌)即可。

如果想将它还原成新页面数据库,你只需点击并拖动这个数据库到侧边栏即可。

  • 在我的看板里有一个 Done 列,这个列内容太多了。我能否将它们自动归档?

我们建议将这一列隐藏。你可以点击列标题旁的 ••• 图标并选择 Hide(隐藏)。你可以通过点击并将卡片拖拽进 Hidden Columns(隐藏列) 标签,来实现归档。

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