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在 Notion 中,Database(数据库)可以帮助你以多种方式处理你的信息 —— 通过 organize (规划)、categorize(分类)、label(标签)、filter(筛选)、search(搜索)、view(切换视图)来利用数据库完成你的工作。以下展示了 Notion databases(数据库)的运用以及怎么搭建属于你自己的 databases (数据库)

Database(数据库)基础

通过以下三点可以区分 Notion 的数据库与可以用其他软件建立的电子表格和数据库

  • 可自定义属性

添加 properties (属性)(如 dates(日期)、people(人员)、 text(文本)、links(链接)等)以使用更多信息来结合、标记以及扩充任何的数据库。

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对于数据库中的每一项,,属性可以显示它的状态、类型、编辑人员和编辑时间。

  • 可多视图间切换

数据不会局限在一个 table (表格)中,你可以将同一个数据库切换至board(看板)、list(列表)、calendar(日历)或 gallery(画廊) —— 任何一种更能有效展示你信息的视图。

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  • 每一项都是一个可编辑的 page(页面)

这是 Notion 独有的特点。构成 databases(数据库)中的每一项都可以作为 page(页面)打开,可以添加更多你想添加的信息。

创建 databases(数据库)

在 Notion 中创建 Database(数据库)有以下方法:

  • 在 workspace(工作区)中新建一个 page(页面),然后在空页面灰色目录中选择你想要创建的 Database(数据库)类型。
  • 在已有的 page(页面)中输入 / 并继续输入你想要的数据库类型【如 table(表格),board(看板)等】来创建数据库新页面。选择新页面版本。
  • 在 page(页面)中通过输入 / 和你想要的 Database(数据库)类型来创建 in-line Database(内嵌数据库)。选择in-line(内嵌)版本。

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Full-page(新页面)vs. In-line(内嵌)

Notion 中的Database(数据库)可以以两种形式呈现 —— full-page(新页面)或者 in-line(内嵌),后者包含的是未经安排的数据(如手写稿中的表格)

Full page databases (新页面数据库)

  • 在你的工作区中创建一个 page(页面),在灰度目录中选择一个 Database(数据库)类型进行创建
  • 或者输入 / 和你想要的 Database(数据库)类型【如 table(表格),board(看板)等】以及 full
  • Full page databases (新页面数据库)和侧边栏的其他 page(页面)并无差异
  • 你可以通过点击右上角的 ••• 图标打开 Database Lock (锁定数据库) 将 Full page databases (新页面数据库)锁定,从而他人将无法修改其中的 properties(属性)

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  • 将 Full page databases (新页面数据库)转换成 In-line databases(内嵌数据库),你只需将 Database(数据库)拖动至侧栏的其他 page(页面)中即可,数据库便会自动成为其 sub-page(子页面)
  • 进入该页面,点击 **⋮⋮** 图标,在下拉列表中选择 Turn Into Inline (转换为内嵌视图)便可将其转换为 In-line databases(内嵌数据库)

In-line databases(内嵌数据库)

In-line databases(内嵌数据库)可以与page(页面)内其他形式的内容共存。普遍的一种用法是将其插入文档中。

  • 通过输入 / 和你想要创建的 Database(数据库)类型以及单词 inline 来创建 In-line databases(内嵌数据库)
  • 鼠标未悬停在 Database(数据库)上时,其控制/菜单将保持隐藏
  • 你可以通过点击右上角的 将 In-line databases(内嵌数据库)展开至新页面查看
  • 你可以通过按住 In-line databases(内嵌数据库)的 **⋮⋮** 并拖动至侧栏作为顶层 page(页面)转换为 Full page databases(新页面数据库)。
  • 在 Database(数据库)右上角的 •••中包含了Properties(属性)Filter(筛选)Sort(排序) 菜单。

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  • 通过点击 In-line databases(内嵌数据库)左侧的 **⋮⋮** 悬浮图标,您可以对其执行 Delete(删除)Duplicate(复制) ,move(移动)或 copy link(复制链接)操作。
  • 你的 In-line databases(内嵌数据库)将会作为所在页面的 sub-page(子页面)形式显示在侧栏中。

Properties(属性)

在 Database(数据库)中,添加 Properties(属性)可以实现内容的多样化 —— 诸如到期时间、任务负责人,相关 URL , 最后编辑时间等。你可以对这些 Properties(属性) filter(筛选),sort(排序)或者进行搜索。以下是你可以在 Database(数据库)中添加的 Properties(属性):

基本 Properties(属性)

  • Name(名称): Database(数据库)中各 page(页面)的标题。
  • Text(文本): Database(数据库)条目中添加笔记,描述以及评论的基础文本。
  • Number(数字):诸如货币,百分比,价格等的数字形式。
  • Select(单选):在下拉列表中只能选其一的标签,如状态或优先级。
  • Multi-Select(多选):在下拉列表中可以同时指定多个标签。
  • Date(日期):用于指定日期或时间段,便于添加时间戳或设置提醒。
  • Person(成员):用于 @ workspace(工作区)中的成员(或者指派他们到某条目)。
  • Files & Media(文件与媒体):用于上传 Database(数据库)中条目的相关文件。
  • Checkbox(复选框):用于标记某条目是否完成。
  • URL:用于添加 Database(数据库)条目的相关超链接。
  • Email(电子邮件):用于添加 Email(电子邮件)地址,并在点击时打开默认的邮件客户端。
  • Phone(电话号码):用于添加电话号码,并在点击时通过手机或电脑发起通话。

高级 Properties(属性)

  • Formula(公式):你可以基于其他 Properties(属性)进行计算或触发动作。
  • Relation(关联):你可以将另一 Database(数据库)中的条目添加为 Properties(属性)。
  • Rollup(统计):你可以基于 Relation database(关联数据库)中的 Propertie(属性)进行计算。
  • Created Time(创建时间):条目的创建时间。
  • Created By(创建者):自动记录创建条目的用户。
  • Last Edited Time(最后编辑时间):条目的最后编辑时间。
  • Last Edited By(最后编辑者):记录最后编辑条目的用户。

管理 Properties(属性)

每个 Database(数据库)右上方均有一个 Properties(属性) 菜单【对于 In-line databases(内嵌数据库)则位于右上角的 ••• 图标内】,该菜单提供了如下选项:

  • Add a new Properties(添加新属性):点击 + Add a Property(+ 添加属性)

    • 将弹出一个菜单,你可以为该 Property(属性)命名并选择其类型。
  • Delete(删除)Duplicate(复制)Rename(重命名) 一个 Property(属性):点击已有 Properties(属性)左边的 ⋮⋮ 图标(或右键单击)来打开这些选项。
  • 隐藏或显示 Property(属性):通过开关来切换 Database(数据库)中已有 Properties(属性)的显示或隐藏状态。
  • 重排 Properties(属性):拖动 ⋮⋮ 以改变 Properties(属性)的显示顺序。

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编辑 Property(属性)的 value(值)

我们将 Property(属性)中输入的内容统称为 value(值)。不同类型的 Property(属性),修改其 value(值)的方法不同,以下是一些案例:

  • 对于 Select(单选)Muti-Select(多选)

,每次输入内容后回车将使其变成一个 Tag(标签),标签颜色随机赋予。

  • 你可以任意添加多个不重复的标签。
  • 点击 Property(属性)区域(如表格单元),并单击 Tag(标签)右侧的 ••• 悬浮图标,即可编辑Tag(标签)名或颜色。
  • 拖动左侧的 **⋮⋮** 图标以改变 Tag(标签)的排列顺序。

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  • 当你点击 Date(日期) Properties(属性)时,将弹出一个日期选择器以便为相应的 Database(数据库)条目指定关联日期 —— 例如日程时间或截止日期。

    • 点击 Remind(提醒) 以在设定的日期/时间到来时进行通知。
    • 打开 End Date(结束时间) 开关可以指定某个时间段。
    • 打开 Include Time(包含时间) 开关可以指定一天中的某个时间。
    • 点击 Date Format & Timezone(日期格式与时区) 进行修改。
    • 点击 clear(清除) 以移除该属性。

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  • 对于 Files & Media(文件与媒体) Properties(属性),点击相应区域将弹出一个供你上传文件或粘贴嵌入链接的区域。

    • 可以拖动电脑中的文件进行上传。
    • 可以同时上传多个文件。
    • 点击已上传文件右侧的 ••• 图标以 Delete(删除)Download(下载)Full Screen(全屏查看)View Original(查看原文件)
    • 点击左侧的 **⋮⋮** 对文件重新排序或进行拖放。

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  • Person(人员) Property(属性)中你可以标记 workspace(工作区)中的其他 members(成员)或 guests(访客)。

    • 输入用户名称后按下 enter
    • 点击用户名并再次点击用户名后的 X 即可删除他们。

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  • 这些 Properties(属性)的内容是自动填充的:Created Time(创建时间)Created By(创建者)Last Edited Time(最后编辑时间)Last Edited By(最后编辑者)
  • 你可以像为 Text(文本) Property(属性)添加内容一样,通过直接键入(或粘贴)的方式为 URLEmail(电子邮件)Phone(电话号码)Number(数字) Properties(属性)赋值。
  • 对于 Relation(关联)Rollup(统计) Properties(属性)的修改,您需要遵循多个步骤。

隐藏与显示 Properties(属性)

假设你想要显示任务看板中条目的负责人以及优先级,且不想显示到期时间或者超链接,你可以隐藏它们。被隐藏的 Properties(属性)仍在你的 Database(数据库)中,只是不会在卡片上被显示。

  • 点击 Database(数据库)右上角的 Properties(属性) 菜单。
  • 关闭你想要隐藏的 Properties(属性)的开关,打开则不再隐藏它们。
  • 已隐藏的 Properties(属性)列不会在 Database(数据库)内被显示。

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Filter(筛选)

在 Notion 中根据特定条件【如是否包含某个 Properties(属性)】筛选 Database(数据库)中的条目非常简单。例如,你只想展示某项目中被指派给您,或是高优先级,或两者兼具的任务,可以这么做:

  • 点击 Database(数据库)右上角的 Filter(筛选) ,然后 + Add a Filter(+ 添加筛选)
  • 选择充当筛选依据的 Property(属性)以及哪些 Property(属性)需被包含(或不包含)。你的 Database(数据库)将实时做出响应。

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  • 你可以添加更多过滤条件,或通过点击该条件右侧的 X 移除它们。
  • 使用 **⋮⋮** 上下拖动以改变过滤条件的顺序。
  • Date(日期) Property(属性)【或 Last Edited Time(最后编辑时间)Created Time(创建时间) 】进行 Filter(筛选)时情况将有所不同。你需要选择附加条件诸如在指定的日期,在某日期之前(或之后),或是某个时间范围:

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Sort(排序)

你可以通过指定一个 Property(属性)使其升序或降序排列来显示条目,从而对你的 Database(数据库)实现排序

例如,你可以令条目以优先级,编辑时间,或字母顺序排列。

  • 点击 Database(数据库)右上角的 Sort(排序) ,然后 + Add a Sort(+ 添加排序)
  • 选择充当分类依据的 Property(属性),并选择 Ascending(升序)Descending(降序) 。你的 Database(数据库)将立刻做出响应。

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  • 你可以添加更多排序条件,或通过点击该条件右侧的 X 移除它们。
  • 使用 **⋮⋮** 上下拖动可以改变排序条件的顺序。
  • 对于 Select(单选)Multi-Select(多选) Properties(属性),你需要额外定义排序顺序。

    • 在 Property(属性)栏内点击,并上下拖动其内的 Tags(标签)以便 Notion 理解你想要的顺序(例如用 P1 , P2 , P3 来代表优先级的递减)。

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Views(视图)

你可以用多种 Views(视图)查看你的 Database(数据库)并按需在不同的 Views(视图)间进行切换。有以下 Views(视图)可以选择:

Table view(表格视图)

  • 这是浏览 Database(数据库)时最为传统的做法。每一条目占据一行,而其每一个 Properties(属性)单独占据一列。

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Board view(看板视图)

  • 将条目以某个 Property(属性)分组显示。例如展示某一流程中各条目所处的阶段。

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List view(列表视图)

  • 将条目垂直排列的轻量化布局,使你可以一键将其作为 page(页面)打开以浏览其中的内容。

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Calendar view(日历视图)

  • 根据条目的 Date(日期) Property(属性)显示条目。

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Gallery view(画廊视图)

  • 使用 Database(数据库)展示你的图片。你可以选择展示来自条目中 Files & Media(文件与媒体) 或 page(页面)内部的图片。

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新建 view(视图)

所有关于视图的选项均可由 Database(数据库)左上方的下拉菜单控制。

  • 若尚未建立其他 view(视图),只需点击左上方的 + Add a View(+ 添加视图) ,然后从下拉菜单中选择并添加即可。
  • 选择 view(视图)样式,并在文本框中为该视图命名。

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  • 当你已建立多个 view(视图),点击左上角的下拉菜单,你可以在不同的 view(视图)间进行切换或添加新的 view(视图)。

编辑 view(视图)

点击你当前 view(视图)的名称,可以在下拉菜单中看到你建立的所有 view(视图)

  • 点击任意 view(视图)右侧的 ••• 以编辑 view(视图)的样式【 table(表格),board(看板),gallery(虎狼)等等】,即对其进行重命名 ,Duplicate(复制)Delete(删除) 操作。
  • 拖动任意 view(视图)旁的 **⋮⋮** 上下拖动以改变其顺序。

Filterd & sorted views(筛选与排序视图)

views(视图)并不只是可以在 tables(表格),boards(看板),lists(列表)等等样式间切换。也可以为你的 Database(数据库)创建基于不同 filters(过滤)和 sorts(排序)条件的 views(视图),从而避免在需要时临时添加筛选。

  • 点击 + Add a View(添加视图) 为你的 Database(数据库)创建一个新的 views(视图)。
  • 选择所需的 views(视图)类型并为其命名。
  • 在右上方选择 Filter(过滤)Sort(排序) 创建筛选或排序条件,选择所需的参数,你的 Database(数据库)将做出响应。
  • 接下来,只需点击当前 views(视图)名,即可在下拉菜单中选择之前设置好的 filtered/sorted(已筛选/排序) views(视图)。

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浏览 views(视图)

full-page database(新页面数据库)的不同视图在 sidebar(侧栏)中以条目的形式显示,同时其左侧有 以便快速识别。

  • 在 sidebar(侧栏)中点击将跳转到相应的 views(视图)。

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打开与编辑 Database(数据库)pages(页面)

对于 Database(数据库)中的条目,无论是 table(表格)中的行,还是 board(看板)或 calendar(日历)中的卡片,都是 Notion 中独立的 page(页面)。

以下是以 page(页面)方式打开 Database(数据库)中条目的方法:

  • 在 tables(表格)中,鼠标指向第一列,然后单击 ⤢ OPEN(打开) 悬浮按钮。
  • 在 lists(列表)中 ,直接点击条目的标题。
  • 在 board(看板),calendars(日历)及 galleries(画廊)中,点击相应卡片。
  • Pages(页面)默认是以预览模式被打开,如需全屏编辑,只需点击左上方的 ⤢ Open as Page(⤢ 打开为页面 )

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  • page(页面)顶部显示了所有已设置的 Properties(属性),只需点击相应区域即可对其进行编辑。

    • 对于每个 Property(属性)左侧的 **⋮⋮** ,你可以:拖动以排序,改变 Property Type(属性类型) ,重命名,Duplicate(复制) 或者 Delete(删除) 它。

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  • Properties(属性)下方是自由发挥的区域,你可以添加任意内容 block(模块),包括 sub-pages(子页面)或者 in-line database(内嵌数据库)。
  • Database(数据库)中的条目均是 pages(页面),因此你拖放到其中的其他内容【例如 bullets(无序列表)或 to-do (待办清单)】将被自动转换为 pages(页面)。

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Menus & options(菜单与选项)

full-page database(新页面数据库)的通用菜单和选项如下:

  • View(视图)菜单:位于 Database(数据库)左上方。用于添加,切换和编辑 Database(数据库)的 views(视图)。

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  • **Properties(属性) 菜单:**位于 Database(数据库)右上方。用于添加,编辑,隐藏或显示 Properties(属性)。

    • 对于 boards(看板)及 galleries(画廊),你可以选择 Card Size(卡片尺寸) 【 small(小),medium(中)或 large(大)】以及 Card Preview(卡片预览)(你想展示的任意一张图)。
    • 如果显示了图片,打开 Fit Image(适应图片) 开关以确保图片大小适合卡片框架,否则图片将被裁剪以填满卡片的图片显示区域。
    • 关闭 Name(标题) 选项将隐藏卡片的标题,允许你仅展示图片。
  • **Filter(筛选)Sort(排序) 菜单:**二者均用于定制你的数据显示方式。你可以添加多个条件,它们将以你列的顺序被应用。
  • Search(搜索)无论是 Database(数据库)条目的 name(名称)栏还是其他 Properties(属性)栏,你都可以通过键入内容进行搜索,仅列出与你的关键词相匹配的内容。
  • ••• 位于 Database(数据库)右上方。可以 Copy Link to View(复制查看链接) ,并显示了 Database(数据库)的最后编辑时间及最后编辑人。

    • 该菜单中也包含了在 tables(表格)中 Wrap Cells(自动换行) 的选项,以关闭自动换行。
  • **New(新建) 按钮:**点击它将在 Database(数据库)中新建一个条目并立即打开其 page(页面)。
  • **Database Lock(锁定数据库):你**可以在 Notion 窗口右上角的 ••• 菜单中看到这个选项。打开这一开关将阻止任何人编辑 Properties(属性)以及 views(视图),但依旧允许编辑其中的内容

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  • **Group By(按...分组) :**该菜单只存在于 boards(看板)中,你可以通过点击它来使用不同的 Property(属性)显示你的卡片。
  • Calendar(日历)菜单:如果您为 Database(数据库)设置了多个 date(日期) Properties(属性),那么你会在 calendars(日历)顶部看到一个名为 By [property name](通过...属性) 的菜单,可以以不同的 date(日期) Properties(属性)切换 calendars(日历)。

    • 你也可以看到No [property name](无...属性) 的菜单,这里会显示 date(日期) Properties(属性)为空的条目。

Database(数据库)描述

你可以在 full-page database(新页面数据库)的标题下方添加描述文本,以做信息补充,说明或其他用途。

  • 鼠标指向 Database(数据库)标题,然后点击 Add Description(添加描述) ,将弹出一个指针标示描述区域。
  • 即使描述中有内容,你仍然可以隐藏它,通过鼠标指向 Database(数据库)标题并点击 Hide Description(隐藏描述) 。标题旁将出现一个带圈的 i 图标表示有被隐藏的内容。
  • 点击 i 图标或在鼠标指向 Database(数据库)标题时点击 Show Description(显示描述) 即可显示被隐藏的描述。

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小技巧:在 Notion 中,您可以通过系统快捷键来输入 emoji —— 在 Mac 端是 cmd + ctrl + space ,在 Windows 10 则是 windows key + .

Database(数据库)模板

如果你需要输入带有重复性内容的页面,例如 bug 反馈,产品特性或者感恩日记时,创建一个 Database(数据库)模板,组织好结构并定义好 Properties(属性) ,你就可以在需要时一键生成相应的 page(页面)。

  • 在 Database(数据库)右上方的 New(新建) 按钮旁的下箭头处点击以创建和编辑模板。
  • New(新建) 按钮上点击,或在新 page(页面)的灰色菜单中选择即可套用模板。

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Linked databases(链接数据库)

你可以在 workspace(工作区)的其他 page(页面)创建 Database(数据库)的副本或引用。例如,你可以在编辑市场策划案时借助于 Linked database(链接数据库) 来参考您的内容 calendar(日历)。

  • 输入 /linked 并按 enter 以添加 Linked databases(链接数据库)。

    • 输入你想要复制的 Database(数据库)名称并按 enter
  • 你可以独立更改数据 views(视图),进行筛选或是分类,而不会对源 Database(数据库)造成影响。
  • 当你修改了 Linked databases(链接数据库)中的内容时,源 Database(数据库)也将被同步修改。

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  • 和 in-line databases(内嵌数据库)一样,你可以通过行首的 **⋮⋮** 来 delete(删除),move(移动),或者复制 Linked databases(链接数据库)的链接。
  • Linked databases(链接数据库)允许你在同一页面中创建基于同一 Database(数据库)的不同 views(视图)来搭建控制台。

常见问题:

  • 如何防止团队成员对数据库设置进行更改?

点击 Notion 页面右上角的 ••• ,在该菜单中打开 Database Lock(锁定数据库) 。这可以防止他人修改数据库已设置好的属性、视图、单选和多选。不过他们仍然可以添加数据!这有助于维护许多人使用的数据库的结构完整性。任何有权进入该数据库的人员都可以关闭这个开关。

  • 数据库在移动端上的工作方式有何不同?

主要的区别包括没有悬停状态,拖动方式有限以及菜单的位置不同。

  • How can I add tags to my work in Notion?(在 Notion 中如何对—添加标签)

在 Notion 中你可以使用 database (数据库)对页面添加标签,这会在之后更容易找到它们。

  • 存储你想要添加标签的页面于数据库(表格和列表视图更好)
  • 在你的数据库中添加 Multi-select(多选) 属性,就可以在这里添加标签了。
  • 任何你想添加标签的时候,只需在 Multi-select(多选) 属性栏里输入并按下 enter 即可。

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  • 要仅显示带有特定标签的页面,可以筛选数据库,这样标签必须包含特定值。
  • 你也可以使用Select(单选) 属性,但这样的话每个页面你只能选择一个标签。这有助于添加进度标签如 Not Started(未开始), In Progress(进行中), and Done(已完成) 或者优先级标签如P1, P2, P3

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